DZIEŃ 3 = NAWYK 3 – RÓB NAJPIERW TO CO NAJWAŻNIEJSZE
Estera
Ogólne
Stephen Covey w Swojej książce dotyczącej zarządzania czasem przedstawia Nam i skupia się na skuteczności, niż na tym co zrobić żeby minimalizować stracony czas. Nawyk ten mówi o tym, że najpierw jako pierwsze powinniśmy robić rzeczy ważne, inne mniej ważne mogą poczekać. Do tego dochodzą w Naszym życiu rzeczy pilne które Nam komplikują trochę ten priorytet jakim jest rozpoczynanie od najważniejszych spraw.
Powyżej zadania zostały podzielone pod kątem pilności i ważności. Sprawy ważne i pilne nie zawsze idą ze sobą w parze. To co jest pilne nie zawsze jest ważne, na ogół pilne sprawy to te które są mało istotne lub stały się pilne ze względu na Nasze zaniedbanie, powodują że się dezorganizujemy i stresujemy. Sprawy ważne to z reguły te z długim terminem wykonania jednak jeśli je zaniedbamy i nie rozpoczniemy działań staną się pilne i stresujące.
Ćwiartka 1 to zadania Pilne i Ważne – sprawy wymagające natychmiastowego działania Przykłady: niektóre maile, telefony, nauka na jutrzejszy egzamin, zepsute auto, termin zapłacenia rachunków, itd.
Podczas niewielkiego naszego wysiłku planowania pewne sprawy nie pojawią się w ćwiartce pierwszej. Osoby, które ciągle mają wiele zadań pilnych i ważnych do wykonania na wczoraj, walczą z czasem, „gaszą ciągle pożary”. Ludzie Ci ciągle zarządzają kryzysami. W konsekwencji stają się sfrustrowani, zmęczeni i efektem może stać się wypalenie, poszukiwanie innej pracy, aby uwolnić się od tego obciążenia. Ludzie Ci ciągle zarządzają kryzysami.
Ćwiartka 2 to zadania Ważne i Niepilne – sprawy ważne jednak nie mające naglącego terminu Przykłady: spotkania z rodziną, hobby, ćwiczenia, czytanie książek, planowanie Swojego tygodnia, wykonanie rejestracji samochodu, planowanie, szkolenia, szukania nowych możliwości, itd.
Jeśli sprawy te przeważają w Naszej codzienności to znaczy, że mamy kontrole nad Swoim życiem i czasem. Warto dążyć do tego, aby te zadania w większości miały miejsce w naszym życiu, ponieważ wykonujemy ważne sprawy jednak nie ma tutaj presji czasu. Ludzie Ci prowadzą harmonijne i szczęśliwe życie przez co są efektywni na wielu płaszczyznach. Jeśli zadania te zostaną zaniedbane, bo twierdzimy często, że na ćwiczenia, spotkania z rodziną czy planowanie zadań „kiedyś” przyjdzie czas to okazuje się, że ten czas nigdy nie nadchodzi. Pielęgnuj zadania z 2 ćwiartki, ponieważ jeśli je zaniedbasz przejdą do 1 ćwiartki z terminem natychmiastowej reakcji.
Ćwiartka 3 to zadania Pilne i Nieważne – sprawy wymagające natychmiastowego działania Przykłady: telefony, wiadomości od innych, większość email, kolega z pracy proszący o pomoc, nieistotne spotkania, itd.
Zadania, które się tutaj znajdują wymagają natychmiastowego działania. Większość tych spraw jest związana z innymi osobami i pomaganiu im w ich zadaniach, a nie w naszych. Mogą to być również nieistotne spotkania z których nic nie wynika i czujemy poczucie straty czasu. Osoby, które posiadają w życiu dużo zadań z 3 ćwiartki, mają poczucie braku kontroli nad własnym życiem, ciągle się śpieszą, niczego nie osiągają i uważają, że planowanie nie ma sensu. Często żyjemy życiem innych ludzi jeśli dominuje u Nas syndrom wspierania innych w ich zadaniach.
Ćwiartka 4 to zadania Nieważne i Niepilne – to sprawy, które nie są ani ważne ani pilne Przykłady: oglądanie TV, przeglądanie bezcelowe stron WWW, przeglądanie portali społecznościowych, granie w gry komputerowe, itd.
Aktywności z 4 ćwiartki nie pomagają w osiąganiu Naszych celów osobistych. Nie jesteśmy w stanie całkowicie z nich zrezygnować, ponieważ często zmęczeni potrzebujemy dać odpocząć Naszemu umysłowi i obejrzeć film lub przeczytać ulubioną gazetę. Ważne, aby mądrzę korzystać z „pożeraczy czasu”, ponieważ ludzie którzy są zdominowani tymi sprawami wiodą nieodpowiedzialne życie i są uzależnieni od innych ludzi.
Podsumowując kluczem do efektywnego zarządzania Swoim czasem jest odpowiednia selekcja zadań i przede wszystkim Nasza asertywność. Jeśli mamy poświęcać czas na rzeczy ważne to należy nauczyć się mówić NIE innym, które są pilne, ale nie są ważne.
Powiedzmy TAK sprawą z 2 ćwiartki, a nauczmy się mówić NIE innym czasami nawet bardzo pilnym propozycją.
